Заман ағымына сай дәстүрлі жазба құжатпен қатар, өмірге электронды құжат ұғымы келді. Біздің аудандық архивте «Архивтік анықтамалар, архивтік құжаттардың көшірмелерін немесе архивтік үзінділер беру» мемлекеттік қызметі онлайн және қағаз негізде тікелей «Азаматтарға арналған үкімет» мемлекеттік корпорациясы» КЕ АҚ Жамбыл облысы бойынша филиалының Талас аудандық бөлімі, «электронды үкімет» egov.kz веб-порталы және қазіргі таңда еліміздегі барлық архивтерде «Архивтік анықтамалар беру» мемлекеттік қызметін автоматтандыру мен оңтайландыру бағытында қосылған жаңа бағдарлама «Е-Архив» — «Электрондық құжаттар архивінің бірыңғай жүйесі» арқылы жүзеге асырылады.
Цифрландыру мәселесі халыққа қызмет көрсету саласында өзінің оң әсерін тигізіп жатқаны күмәнсіз. Бүгінгі таңда көптеген азаматтар онлайн қызметтерді белсенді пайдаланады, себебі бұл ыңғайлы, жылдам әрі тиімді. Бүгінде кез келген Қазақстан азаматы архивтік анықтаманы алу үшін кезекте тұрмайды, нақты уақыт режимінде қызметтерді таңдайды, сол арқылы өз қаражаттары мен уақытын үнемдейді. Нәтижесінде бұрын мемлекеттік органдарда бір айға дейін уақыт алатын мәселелер бүгінде портал арқылы бірнеше сағатта, немесе он бір күн ішінде шешімін табуда. Бірнеше қағаз жинаудың орнына адам тек электронды қолтаңбасын қояды. Бұл – мүмкіндіктер мен артықшылықтардың бір бөлігі ғана.
Архивтің анықтама үстелінде әлеуметтік-құқықтық сипаттағы сұраныстардың барлық түрлері орындалады: жеке және заңды тұлғалардың және олардың сенімді өкілдерінің әлеуметтік-құқықтық сипаттағы сұраныстары бойынша мәлімет «архивтік анықтама», «архивтік көшірме» және «архивтік үзінді» түрінде беріледі.
Биылғы жылдың І-тоқсанының қорытындысы бойынша аудандық архивте барлығы 415 мемлекеттік қызмет көрсетілді. Оның ішінде: электрондық веб-портал арқылы — 155, мемлекеттік корпорация арқылы — 28, қағаз түрінде — 232 сұраныс орындалды. Мемлекеттік көрсетілетін қызметтер бойынша мерзімінің кешіктірілуі немесе басқа да заң бұзушылық фактілері орын алған жоқ. Алыс-жақын шетел азаматтарынан келген хаттар мен өтініштер порталға және журналға тіркеліп, өз мерзімінде жауаптар дайындалып отыр.
Заман талабына сай Қазақстан азаматтары портал арқылы өтініш береді, нәтижесі электронды түрде беріледі. Ал заңды тұлғалар мен алыс-жақын шетел азаматтары әлі де қағаз негізде хат жолдауда және олардың жауаптары пошта арқылы мекенжайларына жолдануда.
Архивте мемлекеттік қызмет түрін пайдаланушыларға жағдай жасалған, мүмкіндігі шектеулі жандардың ғимаратқа емін-еркін кіріп-шығуы үшін пандус орнатылған. Ғимараттың бірінші қабатында мүмкіндігі шектеулі жандардан өтініш қабылдау үшін арнайы үстел қойылған. «Өзіне өзі қызмет көрсету» бұрышы ұйымдастырылған, келушілердің әртүрлі сұрақтарына мамандар өз кеңестерін береді.
Архив ісі саласындағы мемлекеттік көрсетілетін қызметтердің сапасын арттыру мақсатында Талас ауданы әкімдігімен, «Азаматтарға арналған үкімет» мемлекеттік корпорациясымен бірлескен іс-шаралар ұйымдастыру жоспарлануда. Өткізілген әр іс-шара бойынша мекеменің Instagram, Facebook парақшаларында арнайы ақпараттар жарияланып отыр. Басты мақсат – халыққа сапалы қызмет көрсету.
